5 Tips Mengelola Data Karyawan Dengan Mudah



Perusahaan besar yang memiliki banyak karyawan tentu akan sangat membutuhkan sistem pengelolaan informasi yang handal serta efektif agar perusahaan dapat mempersingkat waktu yang digunakan untuk urusan administrasi, agar dapat mengoptimalkan produksi. Salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan menggunakan HRIS atau Human Resource Information System. HRIS merupakan aplikasi data karyawan yang menjadi solusi cepat untuk para HR dalam mengelola data karyawan. Apa sajakah tips agar perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi data karyawan ini dengan maksimal? Yuk langsung simak ulasannya.

1. Kelola HRIS yang Sistematis

Dalam pencarian data karyawan, biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama karena harus mensortir data satu persatu hingga mendapatkan data karyawan yang dicari. Data yang dikelola dengan sistematis tentu akan membantu perusahaan dalam mencari informasi lebih cepat. Mencari data karyawan hanya perlu mengklik pilihan kategori pencarian, lalu menginputkan nama karyawan yang akan dicari. Dalam waktu yang sangat cepat, data yang dicari akan tersaji. Data yang tersaji ini merupakan data lengkap mengenai kinerja dan catatan administrasi dari karyawan yang dicari.

2. Integrasi Data

HR tentu membutuhkan data lengkap cuti karyawan berupa posisi karyawan, jabatan dan golongannya, jatah cuti yang masih dimiliki, hingga jadwal cuti karyawan lain yang telah disetujui. Data - data ini haruslah ada agar cuti dapat dipertimbangkan dengan baik. Penggunaan HRIS memberikan integrasi data ini. Semua data karyawan yang memuat informasi semua hal di atas akan mudah didapatkan dan data akan terintegrasi juga dengan sistem payroll ketika pengambilan cuti atau cuti berbayar.

3. Aktualisasi Data Karyawan

Dahulu, HR memasukkan semua perubahan data secara manual sehingga sangat melelahkan dan membutuhkan banyak waktu karena jumlah karyawan dan staf HR tidak seimbang. Dengan adanya HRIS, karyawan dapat diberikan hak akses atas akun miliknya sehingga dapat melakukan mengupdate perubahan yang ada secara mandiri setiap saat. Update ini meliputi informasi pada akun karyawan seperti status, cuti, jumlah tanggungan, reimbursement, dinas luar kota, dan lain-lain.
Baca Juga : 7 Manfaat Aplikasi Database Karyawan LinovHR untuk Perusahaan

4. Update Peraturan Resmi Pemerintah

Dalam bidang ketenagakerjaan juga terdapat undang - undang yang mengaturnya, setiap perusahaan tentu harus mematuhinya. Aturan ini biasanya berhubungan dengan gaji minimum, pajak penghasilan, asuransi resmi BPJS, jam kerja, dan jam lembur. Dengan menggunakan HRIS, perusahaan dapat secara otomatis melakukan integrasi database karyawan dengan peraturan yang berlaku. Sehingga perusahaan dapat selalu update dengan peraturan resmi terbaru.

5. Staf HR Handal

Penggunaan HRIS sangat disarankan untuk digunakan agar dapat membantu staf HR sehingga pekerjaan dapat lebih efektif. Oleh karena itulah, keahlian staf HR dalam mengelola database tetap diperlukan. Koloborasi antara keahlian staf HR yang mumpuni dengan aplikasi data karyawan tentu dapat menjadi solusi ampuh bagi perusahaan dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan database karyawan.

Beberapa tips di atas dapat diterapkan oleh perusahaan dengan memanfaatkan aplikasi data karyawan, LinovHR. Sistem berbasis HRIS yang otomatis agar pengelolaan data karyawan lebih akurat dan mencegah kesalahan akibat faktor manual. Gunakan sistem HRIS dari LinovHR sekarang juga dan dapatkan manfaat fitur – fiturnya untuk menambah produktivitas tim HR perusahaan Anda.